Le pôle vieillesse de l’ASSAGE recrute pour rejoindre l’EHPAD Saint Vincent de Paul situé à TROYES (10000) :
Un(e) secrétaire administratif (ve) en CDI à temps partiel
(24 heures par semaine) soit 0,69 ETP
Poste à pouvoir à compter du 24/02/2025
Présentation de la structure :
L’EHPAD Saint Vincent De Paul accueille 74 résidents en hébergement permanent au centre de ville de TROYES. 63 personnes résident sur le site 3 rue de Tour, 11 personnes résident en unité fermée 3 rue Boucher de Perthes. Les valeurs de l’EHPAD s’inscrivent dans la continuité du projet associatif à savoir, le respect, le prendre soins, l’innovation et le partenariat. L’EHPAD vise à promouvoir le « bien vieillir » par le développement des échanges, le partage, la solidarité, le respect, l’autonomie et la participation aux évènements au sein de la cité.
Profil :
- Baccalauréat professionnel + expérience / BTS Gestion PME – PMI ou BTS supports action managériale.
- Ecrits professionnels et aisance avec les outils informatiques, bureautiques et numériques
- Travail en équipe
- Aisance relationnelle, autonomie, bienveillance, disponibilité, efficacité.
Missions :
Le (la) secrétaire administratif(ve) travaille sous la responsabilité de la direction. Vous serez chargé (e) quotidiennement de créer, de mettre à jour des outils de communication nécessaires au fonctionnement de l’établissement. Vous veillez à traiter et transmettre les informations aux interlocuteurs appropriés.
Accompagnement des usagers
- Assurer la réception et la gestion de l’’accueil physique et téléphonique ;
- Orienter le public et les appels vers les différents services ;
- Réaliser le traitement des documents informatiques / traitements de courriers, classement, numérisation, archivage ;
- Traiter les convocations de formation des salariés ;
- Planifier et organiser les réservations de salles
- Planifier et coordonner l’intervention des professionnels de beauté des usagers (coiffeuse, esthéticienne… ) ;
- Réaliser le suivi administratif des dossiers des salariés et usagers ;
- Identifier, recueillir les besoins individuels et collectifs puis transmettre les informations et/ou les propositions pour étude à la direction ;
- Etablir la commande des effectifs repas puis transmettre en cuisine centrale ;
- Assurer l’organisation des inscriptions à la Table d’hôtes ;
- Coordonner et appliquer le cadre/légal et institutionnel ;
Préparation et réunions
- Participer à toutes les réunions d’équipe à des fins d’informations et de communication transversale ;
- Participer à des groupes de travail et ou comité de pilotage visant à évaluer les actions et proposer des améliorations aux accompagnements.
Participer à la vie institutionnelle de l’établissement, aux activités de recherches, de formation et d’information
- Participer à des actions de formation ;
- Participer aux travaux institutionnels (Evaluations internes/externe, projet d’établissement, supervision…) ;
- Contribuer à la dynamique de l’établissement et à la mise en œuvre des projets institutionnels.
Profil :
- Vous êtes titulaire du diplôme Baccalauréat / Baccalauréat professionnel / BTS Gestion PME – PMI ou BTS supports action managériale ;
- Vous connaissez les spécificités du public accueilli et des problématiques associées ;
- Vous savez travailler en équipe pluridisciplinaire et avec les partenaires ;
- Vous êtes à l’écoute, dynamique et discret(e) ;
- Vous savez assurer une communication adaptée dans l’interaction avec les résidents, les familles et les professionnels ;
- Vous veillez au respect des normes et de la réglementation sur le terrain ;
Avantages du poste :
Participation de l’employeur à la Mutuelle prévoyance santé ;
Œuvres sociales ; Aide au logement ;
Type d’emploi :
Contrat : CDI Temps partiel Catégorie : Non Cadre
Salaire : C.C.N.T. 1951 – La rémunération est fixée selon la grille conventionnelle en vigueur. La reprise de l’ancienneté est calculée selon les dispositions de la CCNT + prime SEGUR.
Programmation :
Travail en semaine du lundi au vendredi ; horaires de journée ;
Dépôt des candidatures :
Adresser lettre de candidature manuscrite + CV à :
Cristelle FERREIRA DE MOURA – Adjointe de Direction de l’EHPAD et à Madame Sandrine BERNARD, DRH de l’ASSAGE par mail à recrutement.saintvincent@assage.org ou par courrier à ASSAGE – EHPAD Saint Vincent De Paul – 3 Rue de la Tour – TROYES (10000).
Les candidatures peuvent être déposées jusqu’au 19 février 2025